Dokumenty księgowe występują w każdej firmie, bez względu na to, czy prowadzisz rachunkowość pełną czy uproszczoną. Muszą być przechowywane w taki sposób, aby były dostępne w dowolnym momencie dla osób upoważnionych, a jednocześnie by nie miał do nich wglądu nikt z zewnątrz. Poznaj zasady bezpiecznej archiwizacji dokumentów księgowych, które wdrożysz w swojej firmie!
Dokumenty księgowe – papierowe czy elektroniczne?
Przechowywanie dokumentów księgowych uzależnione jest od ich formy. Dziś coraz więcej faktur, rachunków czy umów przekazuje się w wersji cyfrowej, co jest wygodne i praktyczne. Spodziewamy się, że gdy w życie wejdzie KSeF, cyfryzacja w księgowości dodatkowo nabierze tempa.
Dokumenty elektroniczne wymagają odpowiedniej ochrony w postaci haseł, szyfrowania oraz nadawania uprawnień. Powinny mieć do nich wgląd wyłącznie osoby z działu księgowości i tylko w uzasadnionych przypadkach. Inaczej natomiast archiwizuje się dokumenty papierowe. Jeśli masz je w swojej firmie, musisz wybrać odpowiednią lokalizację archiwum. Zadbaj, by było to miejsce czyste, niezbyt wilgotne, w którym możliwe jest utrzymanie właściwej temperatury. Dokumentację trzeba posegregować i opisać, tak aby w razie potrzeby łatwiej było ją odnaleźć.
Jak długo przechowujemy dokumenty księgowe?
Dokumenty księgowe przechowujemy 5 lat, jednak termin ten liczymy od końca roku, którego dotyczą. Co ciekawe, przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych ma taki sam okres ustawowy, ale jest on liczony w nieco inny sposób. Otóż dla dokumentów podatkowych jako datę bazową przyjmujemy zakończenie roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Więcej na temat archiwizacji dokumentów księgowych dowiesz się na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-ksiegowe/. Przypominamy, niektóre dane, na przykład zawarte w deklaracjach podatkowych, mogą być zaliczane zarówno do kategorii księgowej, jak i podatkowej.
Wymogi prawne w zakresie przechowywania dokumentów księgowych
W kontekście przechowywania dokumentów księgowych najważniejsze jest bezpieczeństwo danych. Nieumyślne przekazanie ich w niepowołane ręce może negatywnie wpłynąć na reputację firmy i ujawnić tajemnicę dotyczącą finansów. Dlatego warto współpracować z partnerem, który oferuje archiwizację akt księgowych. Oferta firmy Rhenus Office Systems Poland dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/. Jest skierowana zarówno do osób rozpoczynających prowadzenie działalności, jak i tych, które działają na rynku od dawna.