Dokumenty księgowe to nie tylko zestawienie liczb, ale także dane osobowe i finansowe, których ochrona jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Nieprawidłowe zarządzanie nimi może skończyć się karami finansowymi sięgającymi milionów złotych i utratą zaufania klientów. Sprawdź, jakie wymogi prawne Cię obowiązują i co możesz stracić, jeśli zignorujesz temat niszczenia dokumentów księgowych.
Jak zniszczyć dokumenty księgowe zgodnie z prawem?
Procesy przechowywania i niszczenia dokumentacji księgowej są regulowane prawnie. Po upływie czasu przechowywania nie można jej po prostu wyrzucić do kosza. Wyobraź sobie, że pozbywasz się w ten sposób firmowej faktury. Jeśli znajdujące się na niej dane trafią w niepowołane ręce, mogą być wykorzystane w celu oszustwa lub nieuczciwej konkurencji. Efektem może być też kara finansowa wymierzona przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) oraz utrata zaufania do Twojej firmy ze strony klientów czy kontrahentów. Czy warto ryzykować?
Brak wymaganej dokumentacji księgowej podczas kontroli jest karany, ale jej zbyt długie przechowywanie to również duży błąd. Na mocy przepisów RODO, które weszły w życie w 2018 roku, niszczenie dokumentów stało się obowiązkowe.
Niestety sama ustawa nie określa wymaganych przy tym metod i procedur. Sprawia to, że wielu przedsiębiorców po prostu nie wie, jak stosować się do regulacji. W przestrzeganiu przepisów pomagają jednak obowiązujące normy. Co więcej, wyspecjalizowane firmy, takie jak Destroy, mogą Cię wyręczyć w procesie niszczenia i utylizacji dokumentów, a to wszystko w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.
Normy dotyczące niszczenia i utylizacji dokumentów księgowych
Niszczenie dokumentów księgowych powinno odbywać się na podstawie norm ISO/IEC 21964 oraz DIN 66399. To standardy określające szczegółowe wymagania techniczne dla tego procesu zgodne z przepisami RODO.
Niszczenie dokumentów księgowych zgodnie z DIN 66399
Norma DIN 32757 określa 3 klasy ochrony stopniujące wymagania w zakresie zabezpieczenia informacji w procesie niszczenia dokumentów i 6 kategorii nośników danych. Według tej normy wyróżnia się także 7 klas bezpieczeństwa, a dla każdej z nich obowiązują konkretne wymogi techniczne – szerokość i powierzchnia ścinków niszczarki. Im wyższa klasa bezpieczeństwa, tym mniejsze ścinki, więc trudniejsze staje się odtworzenie informacji ze zniszczonych dokumentów.
To, co w tym zakresie jest ważne do zapamiętania, to to, że do niszczenia dokumentacji księgowej należy stosować sprzęt minimum klasy P-4 (powierzchnia ścinka maksymalnie 160 mm2) lub wyższej.
Niszczenie dokumentów księgowych zgodnie z ISO/IEC 21964
Norma ISO/IEC 21964 powstała na podstawie normy DIN 66399, rozszerzając jej zapisy o podział na stopnie ochrony. Każdy, kto przetwarza dane poufne, dane osobowe czy dane wrażliwe, musi niszczyć nośniki w taki sposób, aby odtworzenie informacji było niemożliwe albo co najmniej bardzo trudne, kosztochłonne i czasochłonne. Dokumenty zawierające dane osobowe i finansowe zaliczają się do klasy 2, co koresponduje z klasą P-4 lub wyższą z normy DIN 66399.
Profesjonalne niszczenie dokumentów – zadbaj o zgodność z przepisami
Zrozumienie obowiązujących przepisów oraz norm bywa wymagające, a samo niszczenie dokumentów to tylko jeden z elementów prowadzenia biznesu. Niestety, ten jeden element jest bardzo istotny, bo zaniedbania w jego obszarze mogą ściągnąć na firmę poważne konsekwencje.
Na szczęście ani Ty, ani Twoi pracownicy, nie musicie zajmować się niszczeniem dokumentów księgowych osobiście. Na rynku działa wiele firm specjalizujących się w tym zadaniu. Jedną z nich jest Destroy, posiadające aż 4 oddziały niszczące i 4 archiwa. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to dużą ulgę i brak konieczności zastanawiania się, jaką niszczarkę kupić czy jak zutylizować ścinki. Profesjonalne usługi, takie jak niszczenie dokumentów Opole realizowane przez Destroy, pozwalają, zgodnie z RODO, zabezpieczyć wrażliwe dane przed wyciekiem.
Wykwalifikowany personel firmy odbierze dokumenty z Twojej siedziby, bezpiecznie je przetransportuje, a następnie zniszczy i zutylizuje. Na potwierdzenie całego procesu otrzymasz certyfikat. Dzięki temu podczas kontroli UODO będziesz móc przedstawić potwierdzenie, że Twoja firma prawidłowo zarządza danymi chronionymi.
Jeżeli szukasz sposobu na bezpieczne i zgodne z prawem niszczenie dokumentów, warto to zlecić profesjonalistom takim jak Destroy.